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Archivage de documents d'entreprise

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Date de mise à jour : 01/08/14

Archivage des documents d’entreprise : combien de temps ?
En France les délais de conservation des documents d’entreprise, sont soit fixés par la loi, soit liés à la durée pendant laquelle une action en justice, ou un contrôle de l’administration peut être engagée (délai de prescription).
L’entreprise doit être en mesure de fournir des preuves pour faire valoir un droit ou un devoir.

Ces délais de conservation varient en fonction de la nature des documents et représentent une durée minimale pour l’entreprise qui peut les conserver plus longtemps.

  • Pour les documents  en lien avec la gestion du personnel les durées de conservation fixées par la loi sont les suivantes :

Type de document  Durée de conservation
 Textes de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)  5 ans
 art. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel 
5 ans à partir du départ du salarié 
art. R.1221-26 du code du travail 
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... 
 5 ans
5 ans    art. 2224 du code civil 
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 
 3 ans
art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales 
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 
 3 ans
art. D.3171-16 du code du travail 
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 
 1 an
art. D.3171-16 du code du travail 
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie 
 5 ans
art. D.4711-3 du code du travail 


Source : http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F10029.xhtml

  • Par ailleurs la durée de conservation de certains documents RH (Ressources Humaines) n’est pas fixée par la loi
Pour certains, il est conseillé de les conserver un certain temps (au vu des délais de contrôle de l’administration). Pour d’autres, il est préférable de les conserver de façon illimitée.

Exemples :
les fiches d'aptitude remise à l'issue de l'examen médical: dans le code du travail, aucun texte n'évoque de délai particulier de conservation de ce document.  Il convient donc de les conserver au moins le temps de leur validité, c'est à dire jusqu'à l'examen médical suivant , (art R.4745-3 du Code du travail).

Le registre des accidents non déclarés
(accidents bénins) doivent rester disponibles 1 année civile (art D.441-2 du  Code de la sécurité Sociale

Les feuilles de pointage : 3 ans

Le contrat de travail est de préférence, conservé 5 ans après la fin du contrat (art. 2224 du Code civil). Par précaution mieux vaut conserver pendant la même durée, le reçu pour solde de tout compte (art.L.3245-1 du Code du travail).

Le document unique
du résultat d’évaluation des risques : durée illimitée   

Le règlement intérieur (la version actuelle et les précédentes) : durée illimitée

A savoir:
L'administration fiscale indique que les documents pouvant faire l'objet de contrôle par ses services doivent être conservés pendant six ans. Le détail de l'application de cette règle et des modes de conservation est précisé par la documentation fiscale CF-30-10-10-30.
Il n’y a pas toujours de lien entre le droit de prescription et la durée de conservation des documents : certaines pièces peuvent permettre d’apporter d’autres preuves : exemple : le bulletin de  salaire peut  prouver l’existence d’un contrat de travail
Pour les durées de conservation, il faut raisonner en années civiles pleines et non de dates à dates. 



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